إدارة الوقت – الحلول

#إدارة #الوقت – #الحلول
بقلم: م. #أنس_معابرة.

استعرضتُ في مقال “إدارة الوقت – المشكلات” ستة أسباب رئيسة لضياع الوقت، وفشلنا في إدارته بنجاح، وفي هذا المقال سأستعرض مجموعة من الحلول لهذه المشاكل وكيفية التغلب عليها، ومن هذه الحلول:

أولاً: راقب وقتك الحالي؛ ومن الممكن إعتبار هذه الخطوة كمحاسبة للنفس، وتتم من خلال مراجعة نشاطاتك اليومية أو الأسبوعية والشهرية، ومعرفة كيفية إنفاق الوقت، وتحديد الجهات التي تستهلك وقتك غالباً.

أنت بحاجة الى “كشف حساب” بالأوقات التي تنفقها خلال اليوم، وبعدها يتم اختيار الأنشطة التي تستهلك الوقت دون فائدة ليم استبعادها من قائمتنا مباشرة، ثم إضافة مجموعة من الأنشطة البديلة التي قد تحسّن من أوضاع حياتنا.

ثانياً: إعادة التشغيل أو إستعادة ضبط المصنع؛ في حال واجهتك مشاكل في جهاز الحاسوب، تشرع في إعادة تشغيله من اجل إغلاق جميع البرامج التي تستهلك من ذاكرة الحاسوب وتعيق عملك بسرعة، بل ربما قد تلجأ الى تهيئة القرص الصلب ومسح جميع المعلومات عنه لعودته كما كان. وحين يصبح هاتفك بطيئاً بسبب كثرة البرامج والمعلومات عليه تقوم بإعادة ضبط المصنع لإستعادة رشاقته وسرعته.

أنت بحاجة أحياناً الى أن تقوم بذات الخطوة في برنامج مهماتك، وبحاجة الى إلغاء جميع المهمات اليومية وإعادة ترتيبها حسب الأولوية، وستجد أن هنالك العديد منها لم يعد له حاجة، وإنما كنت تقوم بها من باب العادة فقط.

خلال العمل في إحدى الأماكن، قام العمال بوضع الخرسانة الإسمنتية على الرصيف، ولتجنب عبور أحدهم فوقه؛ قام رئيس العمال بتخصيص أحدهم لمراقبة الرصيف لحين جفافه، في اليوم التالي كان أسم العامل موجوداً في الكشف لمراقبة الرصيف الجديد، وفي اليوم الذي يليه أيضاً. ولم يتم إستبعاده من الكشف على الرغم من أن الأسمنت قد جف وأصبح كالصخر.

ثالثاً: فعّل خاصية “الحظر الآن”؛ إذا كنت تتطلع الى الإستثمار الأمثل لوقتك، عليك أن تفعّل خاصية الحظر للأشخاص المستغلين، والذي تم الإشاره لهم في الجزء الأول من المقال، وتأكد من أنك تدرك الفرق الدقيق بين مساعدة الآخرين والوقوف الى جانبهم، وبين أن تتعرض للإستغلال من قِبلهم. كما يجب عليك أن تفعّل خاصية الحظر للأنشطة التي تستهلك وقتك دون أن تجني منها فائدة تُذكر، مثل جلسات النميمة والقيل والقال، أو استراحة ما بعد استراحة شرب الشاي وغيرها.

رابعاً: قم بترتيب أولوياتك؛ تماماً كما أشرت في الجزء الأول من المقال، احرص على تنفيذ كل ما هو عاجل وهام دون تأخير او تسويف، وخطط جيداً لتنفيذ ما هو هام وغير عاجل، وفوّض غيرك للقيام بما هو عاجل وغير هام، وأزل من قائمة مهامك كل ما هو غير عاجل وغير هام.

خامساً: قلل المُشتتات؛ يجب أن تكون بيئة العمل لديك خالية من المُشتتات، إحرص على أن تقوم بمهامك في بيئة هادئة، فلا يمكنك قيادة السيارة وهنالك طفل يقفز على أكتافك، أو أن تقوم بإجراء الحسابات الدقيقة خلال وجبة العشاء، أو كتابة تقرير خلال مشاهدة مسلسل السهرة.

لقد أصبح الهاتف الذكي جزءاً من شخصياتنا، وبتنا غير قادرين على التخلي عنه، وبالتالي من المهم تحديد أوقات إستعماله بدقة؛ ولكن أن تتمدد عشرة دقائق لمتابعة الأخبار أو التواصل الاجتماعي لتشغل ساعة كاملة فهو نوع من التهور واللامسوؤلية واللامبالاة.

سادساً: تطبيقات تنظيم الوقت؛ إستخدام التكنولوجيا الحديثة في تنظيم الوقت هو مسألة مهمة، ويلجأ اليها المديرون الناجحون، والموظفون المتميزون، لكي يحصلوا على التنظيم الأمثل للوقت.

لتنظيم المهام اليومية من الممكن إستخدام تطبيق (Microsoft To Do)، أما لتحليل الوقت عبر جهاز الحاسوب؛ فمن الممكن إستخدام تطبيق (Activity Watch)، ومن الممكن إستخدام تطبيق (Trillo) لتنظيم المهام بين فريق العمل إذا تطلبت المهمة ذلك.

في النهاية؛ وبعد أن تقوم بإجراء التعديلات المناسبة على برنامج مهامك، ستكتشف بأن لديك وقتاً يمكن إستثماره في نشاط مفيد، إليك قائمة بأفضل الأنشطة التي من الممكن أن تقوم بها خلال أوقات فراغك، أو ما بين الأنشطة الرئيسة ليومك:

• الإهتمام بالجانب الروحي والديني،
• الجلوس والحوار واللعب مع الأسرة،
• التواصل مع الأصدقاء والأقارب،
• تطوير الذات (لغة، حاسوب، مهارة)،
• خطط لمستقبلك (تحقيق دخل إضافي)،
• قم بإستعادة النشاط (القراءة، الرياضة)،
• حافظ على صحتك (الغذاء الصحي، التمارين)
• شارك في أحد الأعمال التطوعية.